Antes de empezar
La DIAN permite facturar electrónicamente de tres formas: con la solución gratuita de la DIAN, con el software de un proveedor tecnológico autorizado o con un software propio. Nubicta se usa en este último modo, así que la habilitación queda a nombre de tu empresa y tu empresa responde por su operación.
- Tu RUT debe estar actualizado; el correo que aparece en él es el que recibe los accesos de la DIAN.
- Necesitas un certificado de firma digital vigente a nombre de la empresa (o de la persona natural que factura).
- Hazlo con calma: el ambiente de habilitación es de pruebas y los documentos que envíes ahí no tienen validez tributaria.
- Si prefieres no asumir la operación técnica, lo indicado es contratar un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.
1. Ingresa al portal de habilitación de la DIAN
Desde la página de factura electrónica de la DIAN entra al servicio de Habilitación como empresa o persona natural, con el tipo y número de documento del representante legal y el NIT. La DIAN envía un enlace o token de acceso al correo registrado en el RUT.
El instructivo oficial de registro y habilitación muestra cada pantalla de este proceso.
2. Registra el modo de operación "Software propio"
- En el portal entra a Configurar modos de operación y elige Software propio.
- Escribe un nombre para tu software (por ejemplo, "Nubicta Mi Empresa") y crea un PIN de 5 dígitos. Guárdalo: lo necesitarás en Nubicta.
- La DIAN asigna el identificador del software (SoftwareID) y, en el detalle del set de pruebas, el TestSetId. Cópialos.
El documento oficial Registro y selección del modo de operación explica este paso con capturas del portal.
3. Compra tu certificado de firma digital
Para firmar las facturas necesitas un certificado de firma digital emitido por una entidad de certificación digital (ECD) acreditada por ONAC. Nubicta no vende certificados ni recibe comisión por ellos. Estas son dos entidades conocidas en Colombia; la mención es informativa y no hay relación comercial con ellas:
Camerfirma Colombia
- Certificado para facturación electrónica con vigencia de 1 o 2 años.
- La emisión suele tardar entre 24 y 48 horas después de validar los documentos.
- El certificado llega en un archivo comprimido; la contraseña del ZIP suele ser el NIT con dígito de verificación y el PIN llega por correo.
- Para persona jurídica pide el certificado de Cámara de Comercio con menos de 30 días de expedido.
Andes SCD
- Publica sus políticas de certificación y los requisitos de cada tipo de certificado.
- Para algunos trámites de persona jurídica pide el certificado de Cámara de Comercio con menos de 90 días.
- Ofrece certificados de persona natural, persona jurídica y facturación electrónica.
Requisitos habituales
| Si facturas como | Te suelen pedir |
|---|---|
| Persona natural | Cédula de ciudadanía (o documento de identidad), RUT y validación de identidad. |
| Persona jurídica | Cédula del representante legal, RUT de la empresa y certificado de existencia y representación de la Cámara de Comercio reciente (Camerfirma lo pide con menos de 30 días; Andes SCD, en algunos trámites, con menos de 90 días). Validación de identidad del representante. |
- La razón social debe coincidir exactamente con la del RUT, sin siglas ni abreviaturas.
- El certificado se entrega como archivo .p12 o .pfx con una contraseña. Guarda los dos en un lugar seguro.
- Tiene vigencia de uno o dos años. Renuévalo antes de que venza: con el certificado vencido la DIAN rechaza los documentos.
- Los requisitos y precios cambian: consulta los vigentes directamente con la entidad. Esta información se revisó el 16 de octubre de 2026.
4. Configura Nubicta
En Nubicta entra a Configuración > Facturación electrónica. La pestaña Habilitación muestra en qué paso vas: datos de la empresa, certificado, software propio, set de pruebas, resolución y producción.
Carga el certificado digital
En la pestaña Certificado digital selecciona el archivo .p12 o .pfx y escribe su contraseña. Nubicta valida el archivo y muestra el titular, la entidad emisora y la vigencia. El certificado y la contraseña se guardan cifrados.
Escribe los datos del software propio
En la pestaña Software propio elige el ambiente Habilitación (pruebas), escribe el SoftwareID, el PIN y el TestSetId que te dio la DIAN, y desactiva Simular respuestas de la DIAN. Guarda.
5. Envía el set de pruebas
Vuelve a Habilitación y pulsa Enviar set de pruebas. Nubicta genera los documentos de prueba, los firma con tu certificado y los envía al ambiente de habilitación de la DIAN. La tarjeta muestra cuántos fueron aceptados y, si alguno se rechaza, el motivo que respondió la DIAN.
La cantidad de documentos la fija la DIAN para tu set y la puedes ver en el detalle del set de pruebas del portal. Los documentos oficiales han publicado cifras distintas con el tiempo: la presentación de habilitación habla de 60 facturas, 20 notas crédito y 20 notas débito, y la guía de registro y selección del modo de operación de cantidades menores. Siempre manda lo que indique el portal.
Cuando la DIAN valide el set sin errores, entra al portal de habilitación y verifica que el estado cambió de "Registrado" a "Habilitado".
6. Pasa a producción
- Solicita la autorización de numeración de facturación en el MUISCA de la DIAN.
- En el portal de factura electrónica, ambiente de producción, ve a Configuración > Rangos de numeración y asocia el rango a tu software.
- En Nubicta, pestaña Resoluciones de numeración, pulsa Consultar rangos en la DIAN y asocia cada rango a su tipo de documento.
- En Habilitación pulsa Pasar a producción. Desde ese momento tus facturas tienen validez ante la DIAN.
Documento soporte y nómina electrónica
El documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar y la nómina electrónica tienen su propia habilitación en el portal de la DIAN, con su propio software, PIN y set de pruebas. En Nubicta se configuran en la misma pantalla, en sus tarjetas de habilitación, siguiendo los mismos pasos.
Videos y fuentes oficiales
La DIAN publica videos y documentos que explican el registro y la habilitación. Te recomendamos verlos antes de empezar:
- Lista de reproducción oficial de la DIAN: Servicios Digitales - Factura Electrónica (Video oficial (YouTube DIAN))
- Videotutoriales del sistema de facturación electrónica (Micrositio oficial DIAN)
- Instructivo de registro y habilitación en factura electrónica (Micrositio oficial DIAN)
- Proceso de registro y habilitación como facturador electrónico (Micrositio oficial DIAN)
- Registro y selección del modo de operación (PDF) (Documento oficial DIAN)
- Presentación de habilitación de factura electrónica (PDF) (Documento oficial DIAN)
- Catálogo de proveedores tecnológicos autorizados (Micrositio oficial DIAN)
- Habilitación como software propio, paso a paso (Video de terceros, no oficial)
Los enlaces apuntan a sitios de terceros. Nubicta no controla su contenido; el video marcado como "de terceros, no oficial" no es de la DIAN.